Dossiers du chef de camp (France)

En France, le chef de camp doit partir en camp avec un certain nombre de documents obligatoires. Ces documents peuvent se regrouper en plusieurs dossiers :

Dossier Jeunesse et Sports

• Adresse de la DDJS du lieu de camp ou ambassade (camp à l'étranger)
• Récépissé de la déclaration d'année (à demander au responsable de groupe)
• Instructions départementales de la DDJS du lieu de camp
• Dossier de camp de l'association (modèle à demander aux responsables de groupe ou régionaux)
• Déclaration d'accident grave en Centre de vacances

Dossier administratif

• Autorisation de camper signée du responsable régional (de district, de territoire, de province, de département, ...) et du chef de groupe. Ex : pour les Scouts et Guides de France : du DT et du responsable de groupe avec l'avis de l'accompagnateur pédagogique
• Cartes IGN du lieu de camp (ou équivalent à l'étranger)
• Certificat de potabilité de l'eau si nécessaire
• Liste des participants avec coordonnées des parents et photos des jeunes (en cas de fugue)
• Récépissés des adhésions des jeunes et des chefs
• Autorisations parentales de partir en camp et de pratiquer des activités en autonomie
• Formulaire de déclaration de sinistre de l'association (ex : pour les SGDF)
• Attestation d'assurance de l'association
• Visa technique de la commission marine du Scoutisme Français pour les projets de navigation (Note 1)
• Pour les associations membres du Scoutisme Français : cartes de recommandation OMMS et AMGE pour les camps à l'étranger.

Dossier maîtrise

• Qualifications des membres de la maîtrise (CEP, BAFA, AFPS, Licence de camp, Attestation du DT...)
• Feuilles de stages pratiques BAFA ou BAFD et documentation de suivi des stagiaires
• Fiches sanitaires de liaison des chefs
• un tableau de vérifications des extraits de casier judiciaires fournis par chacun des membres de la maitrise. ( avec les dates d'éùmission par exemple)

Dossier sanitaire

• Cahier d'infirmerie
• Dossier sanitaire de chaque mineur (fiche sanitaire, ordonnances, certificat médical de non contre-indication à la pratique d'activités physiques)
• Certificats des vaccinations obligatoires des membres de la maîtrise
• Imprimés Sécurité Sociale pour les camps à l'étranger
• Contrat d'assistance rapatriement, procédures et numéros d'urgence pour un camp à l'étranger

Dossier pédagogique

• Projet pédagogique : état des lieux, Priorités, Objectifs, Moyens, Critères d'évaluation
• Projet d'Activités : Projet des jeunes, Equilibre des activités, Animation chrétienne, Grille d'activité, Fiche technique des activités
• Projet de fonctionnement : Description du lieu de camp, Implantation, Journée type, Répartition des rôles dans la maîtrise, Cartes explos, Lieux de couchage des explos et autres sorties du camp
• Matériel : Check listes du matériel

Dossier intendance

• Cahier d'intendance
• Grille des menus

Dossier transport

• Liste des enfants et encadrement prenant le car
• Contrat avec la compagnie de transport, billets de train, billets d'avion, tickets de métro

Dossier Financier

• Cahier de comptabilité
• Chéquiers, argent liquide (réduite au minimum)

La législation