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Dossiers du chef de camp (France)

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Documents à emporter

En France, le chef de camp doit partir en camp avec un certain nombre de documents obligatoires. Ces documents peuvent se regrouper en plusieurs dossiers :

Dossier Jeunesse et Sports

  • Adresse de la DDJS du lieu de camp ou ambassade (camp à l'étranger)
  • Récépissé de la déclaration d'année (à demander au responsable de groupe)
  • Instructions départementales de la DDJS du lieu de camp
  • Dossier de camp de l'association [1]
  • Déclaration d’accident grave en Centre de vacances[2]

Dossier administratif

  • Autorisation de camper signée du responsable régional (de district, de territoire, de province, de département, ...) et du chef de groupe. Ex : pour les Scouts et Guides de France : du DT et du responsable de groupe avec l'avis de l'accompagnateur pédagogique
  • Cartes IGN du lieu de camp (ou équivalent à l'étranger)
  • Certificat de potabilité de l'eau si nécessaire
  • Liste des participants avec coordonnées des parents et photos des jeunes (en cas de fugue)
  • Récépissés des adhésions des jeunes et des chefs
  • Autorisations parentales de partir en camp et de pratiquer des activités en autonomie
  • Formulaire de et de déclaration de sinistre de l'association (ex : pour les SGDF )
  • Attestation d'assurance de l'association
  • Pour les associations membres du Scoutisme Français : cartes de recommandation OMMS et AMGE pour les camps à l'étranger. Visa technique de la commission marine du Scoutisme Français pour les projets de navigation (Note 1)

Dossier maîtrise

  • Qualifications des membres de la maîtrise (CEP, BAFA, AFPS, licence de camp, attestation du DT...)
  • Feuilles de stages pratiques BAFA ou BAFD et documentation de suivi des stagiaires
  • Tableau de vérifications des extraits de casier judiciaire (B3) fournis par chacun des membres de la maîtrise (avec les dates d'émission par exemple).

Dossier sanitaire

  • Cahier d'infirmerie
  • Dossier sanitaire de chaque mineur (fiche sanitaire sous enveloppe cachetée, ordonnances, certificat médical de non contre-indication à la pratique d'activités physiques)[3]
  • Certificats des vaccinations obligatoires des membres de la maîtrise
  • Imprimés Sécurité Sociale pour les camps à l'étranger
  • Contrat d'assistance rapatriement, procédures et numéros d'urgence pour un camp à l'étranger

Dossier pédagogique

  • Projet éducatif de l'association.
  • Projet pédagogique : état des lieux, Priorités, Objectifs, Moyens, Critères d'évaluation
  • Projet d'Activités : Projet des jeunes, Equilibre des activités, Animation spirituelle, Grille d'activités, Fiche technique des activités, copie des diplômes des intervenants extérieurs.
  • Projet de fonctionnement : Description du lieu de camp, Implantation, Journée type, Répartition des rôles dans la maîtrise, Cartes explos, Lieux de couchage des explos et autres sorties du camp
  • Matériel : Check listes du matériel

Dossier intendance

Dossier transport

  • Liste des enfants et encadrement prenant le car
  • Contrat avec la compagnie de transport, billets de train, billets d'avion, tickets de métro

Dossier Financier

  • Cahier de comptabilité
  • Chéquiers, argent liquide (réduite au minimum)

Notes et références