Préparer et animer une réunion de parents
La réunion parents est un passage obligé de l'année scoute et de la préparation du camp. Mieux vaut bien la préparer pour qu'elle soit efficace, réponde aux questions des parents et assure une confiance des parents dans la maîtrise.
Avant la réunion
Informer, convoquer
Les réunions parents sont à programmer suffisamment à l'avance : dans les calendriers trimestriels par exemple. L'emploi du temps des parents est parfois très serré : travail, multiples réunions (surtout en début d'année), contraintes diverses.
Dans cette lettre d'information, il convient de bien préciser :
- La date de la réunion, les horaires, sa durée.
- Le lieu exact.
- L'ordre du jour.
Mieux vaut s'assurer que tous les destinataires de l'information sont bien prévenus, à temps (par retour de mails par exemple).
Préparer la réunion en maîtrise, staff
Deux questions
- Pourquoi réunit-on les parents ?
Pour informer ? De quoi ?
Pour partager et discuter ? Sur quoi ?
Pour prendre une décision ? Laquelle ?
Dans tous les cas de figure, la réunion a un ou plusieurs objectifs, clairs et précis. Exemple : à la fin de la réunion, les parents auront pris connaissance du projet de camp de l'unité pour cet été.
- Qu'attendent les parents de cette réunion ?
Ni palabres inutiles, ni temps morts, ni désordre, mais une information précise, voire très concrète. Ou bien un espace pour donner leur avis sur tel sujet...
Construire l'ordre du jour et le plan de la réunion
Quelques points d'attention : Adapter la durée de la réunion à son objectif. En cas de discussion ou de décision, Évaluer ce que l'on peut légitimement en attendre. Ne pas hésiter à demander aux parents une aide active, à condition qu'elle soit matérielle et ponctuelle.
Cadre et matériel
Le cadre
Le lieu de la réunion est facile à trouver. Il est au besoin, indiqué sur un panneau. Sa taille est adaptée au nombre de personnes attendues. Il est propre, rangé, éclairé, chauffé en hiver. La décoration permet de s'y sentir bien. Chacun peut s'assoir : la disposition des chaises permet à tous, de se voir, sans se retourner.
Le matériel
Ont été prévus à l'avance :
- un support, une table pour prendre des notes, si nécessaire
- un paper-board, un tableau, ... pour visualiser ce qui est dit
- le matériel particulier éventuel (projecteur diapos, rétroprojecteur, ordinateur, rallonges, magnétophones, papier, crayons...).
Pendant la réunion
animer la réunion
Plusieurs membres de la maîtrise peuvent intervenir. Dans ce cas : chacun d'eux sait sur quel sujet et à quel moment.
L'un d'eux garde un rôle de coordinateur. C'est (elle ou) lui qui ouvre la réunion, veille au respect de l'ordre du jour en suivant la feuille de déroulement écrite lors de la préparation, se préoccupe des horaires. (Elle ou) il porte attention à l'expression de tous, ramène la discussion à l'objectif initial, si besoin est; (elle ou) il conclut la réunion.
Quelques points saillants : De manière générale, chercher a rendre actif l'auditoire : par une action proposée, par un dialogue, par le rire ! afin que les parents apportent toute leur attention à ce qui est dit, émettent leurs opinions, leurs réactions, écoutent. Savoir que l'attention des participants diminue avec l'écoulement du temps. Le message à transmettre est d'autant mieux reçu qu'il est clair, précis, bien défini. Plus le nombre de participants est important, plus le message doit posséder ces qualités. Les "règles" de prise de parole sont définies en début de réunion (il peut être opportun de demander à chacun d'éteindre son portable).
Après la réunion
Se quitter, remercier
Il est bon de souligner la fin de de la réunion et de bonne courtoisie de remercier les parents. Un verre d'orangeade, un café peuvent être proposés et créer un moment agréable de convivialité et d'échanges plus personnels. Sans oublier de ranger la pièce, quand tout le monde est parti.
Source
- inspiré de cette page
