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Planifier la préparation du camp

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Chek-list du chef de camp

Pour tout planifier sans rien oublier

Constituer l’équipe des responsables

Période conseillée : octobre à janvier

  • Constituer l’équipe : chef de camp, chefs assistants, intendant, éventuels moniteurs sportifs, un assistant sanitaire parmi les chefs (voir ci-après dans la réglementation, la rubrique « Encadrement »).
  • Prévoir une première réunion avec la future équipe d’encadrement : thème du camp, participation des responsables à une reconnaissance des lieux.


Trouver et reconnaître un lieu de camp

Période conseillée : octobre à janvier

  • Choix d’une région, puis recherche : lettre aux maires, fichiers, relations personnelles, prospection dans la région…
  • Achat de la carte au 25000° et repérage de l’emplacement prévu,
  • Vérifier sur place si eau de la ville ou non (si non, le propriétaire doit avoir un certificat de potabilité de la DDASS, à défaut l’organisateur ou le chef de camp doit faire analyser l’eau par un laboratoire agréé par la préfecture).
  • Possibilité de faire du feu (accord du propriétaire et absence d’interdiction préfectorale), demande éventuelle de dérogation.
  • Possibilité de ramasser du bois pour le feu, possibilité de couper des perches pour les installations ou bien commande de perches dans une scierie,
  • Moyens de transport, distance de la gare si transport par train (attention aux jours interdits)
  • Lieux d’achat de la nourriture,
  • Hôpital le plus proche,
  • Médecins présents pendant le camp,
  • Adresse gendarmerie, les prévenir des dates, lieu du camp et nombre probable de scouts,
  • Prévenir la mairie (lettre avec lieu du camp dans la commune et nom du propriétaire du terrain),
  • Adresse et téléphone Direction départementale Jeunesse et Sports,
  • Tél. centre anti-poison,
  • Lieu de baignade éventuelle,
  • Repérage des terrains de jeu,
  • Possibilités d’excursions, visites intéressantes, activité particulière (canoë, cheval…)
  • Possibilités d’[exploration]] de patrouille pour les éclaireurs,
  • Échange de courrier pour confirmer l’accord avec le propriétaire,
  • Renseignements sur le climat habituel à la période du camp : risques d’inondations, moustiques, tiques, orages, canicule…

Commencer les inscriptions

Période conseillée : février à avril

  • Lettre d’informations aux parents : mot d’introduction du responsable, renseignements sur le projet de camp : dates, lieu, prix (éventuel paiement échelonné), fiches à remplir : autorisation de camper et fiche sanitaire de liaison.
  • Projet éducatif du mouvement (doit être obligatoirement communiqué aux nouveaux parents et animateurs), comprenant les éléments-clé de la méthode pédagogique du scoutisme et la spécificité de l’association.
  • Préparer un cahier pour noter les inscriptions avec divers renseignements utiles au chef de camp : nom des inscrits, dates de naissance, adresse des parents ; acomptes et soldes du prix du camp, modalités de paiement par chèques, espèces, bons-vacances de la CAF ou de la MSA ou chèques-vacances ; cotisation à l’association, part reversée au mouvement incluant l’assurance ; voyage SNCF, bus, avion aller ou aller-retour ou autre mode de transport ; reçu ou non l’autorisation de camper comportant l’adresse et le téléphone des parents pendant le camp, la fiche sanitaire complète et signée avec les vaccinations ; observations particulières concernant le scout : patrouille ou sizaine, progression personnelle, brevets, recommandations des parents, santé, etc.

Organiser le transport

Période conseillée : mars à mai

  • Transport des enfants : voitures de parents, location d’autocar ou réservation SNCF (attention : réserver les billets de train suffisamment longtemps d’avance - certains jours d’affluence sont interdits aux groupes et à la circulation des autocars).
  • Quels responsables accompagnent les enfants et quels responsables préparent le camp sur place ? (1 accompagnateur pour 12, voir réglementation « Déplacements »),
  • Transport du matériel collectif (parents ou location de véhicule utilitaire, date des transports).


Préparer les activités

Période conseillée : mars à mai

  • Prévoir dates de réunions de préparation avec l’équipe :
  • Thème et folklore du camp,
  • Écrire le programme pédagogique avec les rubriques suivantes : les objectifs pédagogiques du camp, la grille des activités prévues, l’horaire d’une journée-type avec la répartition des temps d’activité et de repos, les modalités de participation des scouts, les modalités d’évaluation des activités, les caractéristiques des espaces utilisés, l’organisation et le fonctionnement de l’équipe éducative.
  • Répartition des tâches au sein de l’équipe.
  • Préparation détaillée de veillées, de grands jeux et d’activités techniques : le thème et le folklore, le déroulement de l’activité, les explications et règles du jeu à donner pour le déroulement de l’activité, les consignes de sécurité, le matériel à prévoir, le terrain. Attention : pendant le camp on a autre chose à faire que de préparer les activités, elles doivent être préparées avant le camp en équipe de chefs, chaque assistant sachant ce qu’il aura à animer.
  • Préparation ou réservation des activités particulières (cheval, vélo, visite de grotte, kayak, exploration…),
  • Réalisation de la roue des services et de l’affiche des renseignements obligatoires (médecins de garde, pompiers, SAMU, gendarmerie, hôpital, centre anti-poison, DDJS, SOS enfance maltraitée, responsable de l’association à prévenir en cas d’accident).
  • Reconstitution des patrouilles ou des sizaines si regroupements dus à des désistements, avec l’accord des enfants.
  • Préparer projet de menus avec l’intendant.

Préparer le matériel

Période conseillée : mars à juin

  • Préparer matériel collectif de camp : tentes de patrouille, tentes intendance (marabouts ou rouchis), tente infirmerie avec lit de camp et couverture, outils, ficelles et cordes, tuyaux d’arrivée de l’eau …
  • Vérifier l’état du matériel, effectuer les réparations ou achats nécessaires.
  • Préparer trousses de secours, pharmacie de base et cahier d’infirmerie.
  • Prévoir cahier d’intendance, boîtes alimentaires, conserves à emporter.
  • Prévoir le matériel pédagogique : déguisements, foulards de jeu, décoration selon le folklore choisi, foulards scouts d’appoint et bagues, insignes (brevets, progression personnelle, insignes de promesse…), drapeau français, flamme du mouvement, fanions, livres de progression, carnets de chants, cérémonial scout, livres de jeux, livres techniques (topographie, secourisme, nœuds…), boussoles, photocopies de carte au 25000°, crayons, stylos-bille, feutres, craies, chemises de couleur, papiers, cahiers, carnets, ciseaux, colle, ficelle en quantité suffisante, agrafeuse etc.
  • Préparer panneaux de fléchage du camp.


Effectuer les démarches administratives

Période conseillée : mars à mai

  • Vérifier cotisations, paiements des frais de camp, vaccins, fiches de liaison sanitaire et fiches d’inscription au camp, mode de transport prévu… Rappel téléphonique aux parents s’il manque quelque chose.
  • Préparer projet de budget. Il est conseillé de prévoir un forfait d’environ 7 à 9 € par jour et par personne pour la nourriture. Ne pas oublier d’ajouter l’amortissement du matériel dans le budget, les frais de transport et de formation des responsables, les frais pédagogiques…
  • Prévoir un cahier de comptabilité recettes-dépenses (chaque dépense devra correspondre à une facture).
  • Vérifier que les chefs et intendants ou autres aides sont tous bien assurés soit à l'assurance du mouvement, soit à une autre assurance choisie par votre association, couvrant notamment la responsabilité civile des chefs et de l’association. En cas de camp regroupé avec une association non assurée à la compagnie d'assurance du mouvement, demander l’attestation d’assurance de cette association.
  • Copie des diplômes des responsables (stage 1, stage 2, CEP, stages Gilwell 1, 2 ou 3 ou BAFA, BAFD, AFPS, éventuels diplômes sportifs).
  • Attestations de vaccinations légales pour tous les adultes présents au camp : attestation d’un médecin ou photocopie du carnet de vaccination ou du carnet de santé (voir ci-dessous « attestation médicale »).
  • Avoir vérifié l’extrait N°3 du casier judiciaire de chaque adulte présent sur le camp, attestant l’absence de condamnation pour atteinte même involontaire à l’intégrité d’une personne, mise en péril de mineurs, agression sexuelle, proxénétisme, extorsion et chantage, escroquerie, abus de confiance, abus de stupéfiants, provocation à l’usage ou au trafic de stupéfiants, crime ; à demander par l’intéressé à : Casier judiciaire national 107 rue de Landreau 44079 Nantes cedex ; on peut aussi l’obtenir directement par Internet à : cnj.justice.gouv.fr. Vérifier aussi que personne ne soit inscrit sur la liste des interdictions ou suspensions provisoires administratives fournie par la DDJS.
  • Vérifier que la déclaration préalable Accueil scoutisme a bien été faite (en principe deux mois avant le début de l’année scolaire ou avant le début des activités d’année, à la DDJS du siège de l’association), faire une photocopie du récépissé de la DDJS avec le numéro d’agrément.
  • Demander à la DDJS ou télécharger le formulaire Annexe CIII.


Dernière déclaration administrative

Un mois et demi au plus tard avant le grand camp d’été ou avant chaque minicamp de plus de trois nuits

  • Adresser au mouvement la fiche de renseignements complémentaires CIII de la DDJS avec l’effectif des mineurs, la liste de l’équipe d’encadrement, la photocopie de la carte IGN du lieu de camp au 1/25.000°, la photocopie de l’attestation de directeur de camp du chef de camp, le projet pédagogique avec la grille d’activités.
  • Adresser à la DDJS la fiche de renseignements complémentaires CIII revêtue du cachet du mouvement avec la photocopie de la carte au 1/25.000°, au plus tard un mois avant le début du camp. Déclaration possible par Internet après accord du mouvement.

Adresser les renseignements de départ

Période conseillée : un mois à trois semaines avant le camp

  • Renseignements aux parents (copie aux animateurs) comprenant : adresse précise du lieu de camp, comment joindre en cas d’urgence (portable du chef ou tél. du propriétaire si réseau pas couvert), lieu et heure précis de rendez-vous pour ceux qui voyagent ensemble, lieu et heure précis de rendez-vous pour ceux qui rejoignent le groupe sur place, date lieux et heures où les parents peuvent reprendre leurs enfants au retour, liste d’affaires conseillées à emporter, argent de poche conseillé.
  • Derniers rappels administratifs s’il manque quelque chose (cotisation, précision sur les modalités de transport, frais de transport, frais de camp, fiche d’inscription signée, fiche sanitaire, téléphone où les parents sont joignables pendant le camp, N° de sécurité sociale, éventuel test de capacité à la natation si activités nautiques…),
  • Projet pédagogique du camp ou résumé de ce projet précisant les objectifs éducatifs et la grille prévisionnelle d’activités.
  • Éventuellement : lettre aux éclaireurs ou aux louveteaux avec le texte de la loi et de la promesse, thème du camp, note sur l’uniforme, règles de vie : pas de sortie hors du camp sans l’autorisation du chef de camp, règles concernant la mixité, interdiction de l’auto-stop, exclusion en cas de possession ou consommation de drogue, affaires interdites (bijoux, baladeur, cigarettes …)

Tableau récapitulatif

Dates Ce qu'il faut faire
Avant Noël Choisir et annoncer les dates du camp aux parents

Prévoir la formation des maîtrises (BAFA, CEP, ...) si ce n'est fait

Avant mi avril Trouver le lieu de camp.

Faire la reconnaissance de camp.
Tenir au courant les parents de la destination, du coût approximatif, de la maîtrise, des activités …
Envoyer la déclaration administrative.

1 mois et demi avant le camp Remplir le dossier pédagogique.

Faire une réunion d'informations complète sur le camp : coût définitif, activités précises, lieu exact, informations pratiques du camp (horaires du voyage, moyens de communication, comment préparer son sac …) ...
Demande des acomptes.
Réserver le car, le train, l'avion, le bateau ...

Avant le camp Constituer la valise administrative.

Informer les autorités locales de l'arrivée des scouts
Récolter les paiements.
Réviser le matériel
Organiser toutes les activités prévues dans le dossier pédagogique.
Faire une réunion d'informations complète sur le camp : coût définitif, activités précises, lieu exact, informations pratiques du camp (horaires du voyage, moyens de communication, comment préparer son sac …) ...
Renvoyer la déclarations DDJS (8 jours avant).

Dans les trois jours du camp après le début du camp Ajuster l'organisation du camp selon les besoins et évaluations des jeunes.
A la fin du camp Fêter le camp

Évaluer le camp avec les scouts

Après Évaluer le camp en maîtrise avec le chef de groupe

Renvoyer l'évaluation du camp aux responsables de territoires, de districts, de provinces, de secteurs ...
Organiser un retour de camp avec les scouts et les parents pour le visionnage des photos.

inspiré de La Toile Scoute.